Cómo organizar un viaje en grupo para que todo salga perfecto

grupo amigas viaje

Organizar un viaje en grupo es uno de los pasos previos a un viaje que seguro que va a traer consigo grandes momentos y experiencias para recordar. Sin embargo, el momento de la organización del viaje puede ser un completo caos si no se establece un orden y unas pautas a seguir.

Saber cómo organizar un viaje en grupo va a permitir que no haya problemas de dinero y tener una infinidad de alternativas a la hora de descubrir un lugar. Si además, el viaje en grupo implica, regalar un viaje sorpresa a otra persona por su cumpleaños, aniversario o despedida, la dificultad aumenta.

Grupo de personas
Grupo de personas, vía www.pexels.com

¡Pero no te preocupes! En Vincci Hoteles tenemos las claves para saber cómo organizar un viaje en grupo sin morir en el intento y que todo salga perfecto de cara a la aventura.

Cómo organizar un viaje en grupo

Antes de nada, lo más importante es saber cuántos viajáis. Aunque el número no sea importante en los pasos previos, sí lo va a ser a la hora de comprar billetes de avión si salís de España, billetes de tren si os movéis en este modo de transporte o para saber cuántos coches vais a necesitar. Ocurrirá lo mismo a la hora de reservar hoteles.

Ahora que ya sabéis el número de personas para organizar un viaje en grupo, es el momento de empezar. Necesitaréis comunicación previa, organización del dinero y compaginar vuestras fechas disponibles, así como destinos preferidos por todos. No es fácil, ¿eh?

Sin embargo, hay ciertos consejos que os pueden ayudar a que todo sea ordenado y en Vincci Hoteles, si de algo presumimos, es de ser expertos en viajes y viajeros, así que te contamos cuáles son las claves para saber cómo organizar un viaje en grupo. ¡Apunta!

  • COMUNICACIÓN CONSTANTE

Es importante que haya un grupo de comunicación en el que todo el mundo implicado pueda estar al tanto de las novedades del viaje. Podéis crear un grupo en alguna red social, una hilera de correos o el indispensable WhatsApp.

Envío de mensajes móvil
Envío de mensajes móvil, vía www.freepik.es

A través de este grupo de chat, todos podréis aportar vuestras idas, ir informando del avance del viaje, mandar los billetes o el resguardo de la reserva de hoteles, así como enlaces de interés para vuestra escapada.

Tampoco os compliqueis, lo más sencillo es encontrar una plataforma que uséis todos a menudo y con la que podáis localizaros unos a otros fácilmente.

  • CONTROL DEL DINERO

El viaje de un grupo grande no es barato. Por eso tenéis que organizar bien y controlar la cuestión del dinero. Tenéis que saber cómo vais a realizar los pagos, ya que hay dos opciones iniciales: que una persona pague todo y se le devuelva de forma individual o dividir gastos y hacer un fondo común.

Ahora hay multitud de alternativas que facilitan el organizar un viaje en grupo, como tarjetas especiales para viajes en las que se añade una cantidad deseada para ir gastando de ella. Este tipo de tarjetas funcionan muy bien sobre todo para viajar al extranjero, ya que no tienen comisiones para sacar dinero en moneda extranjera y facilitan mucho el viaje.

Pago de viaje
Pago de viaje, www.freepik.es

Para evitar problemas de dinero, podéis utilizar alguna aplicación que controla lo que se gasta y lo que se debe por persona. Una de ellas es Splitwise, que permite añadir un gasto dividido en las personas que hay en el grupo. La aplicación indica quién debe dinero y cuál es la cantidad y hace la división de quién se le debe pagar para que las cuentas salgan redondas. ¡Es muy útil!

¡Ojo también al cambio de divisas! Si vais a viajar a un país extracomunitario con una moneda distinta, tendréis que tener muy en cuenta la equivalencia en ese momento de los euros. Para evitar sorpresas y problemas durante el viaje, podéis descargaros la aplicación XE Currency, un conversor de monedas que además permite transferencias . Son varios los viajeros que apuestan por esta app cuando salen de viaje al extranjero, y es que su ayuda es increíble. Apuntadla, porque os puede venir genial para ajustar el gasto del viaje total.

Imaginad que habéis planeado un viaje a Dinamarca, donde utilizan la corona danesa como modena oficial. Tendréis que tener en cuenta que 1€ equivale, aproximadamente a 7,5kr, así que no os escandalicéis al ver precios desorbitados en las tiendas o cafeterías, porque al cambio no será tan caro. ¡Recordad revisar la equivalencia en cada compra!

  • COMPRA DE LOS BILLETES JUNTOS

Es una de las claves de saber cómo organizar un viaje en grupo, porque no va a ser lo mismo encontrar vuelos o alojamiento para una o dos personas que hacerlo para un grupo numeroso. Planead el viaje con tiempo y realizad vuestras reservas con bastante antelación para aseguraros de que hay espacio para todos los que desean unirse al viaje.

Comprar billetes de avión
Comprar billetes de avión, vía www.freepik.es

Para comprar los billetes de avión, por ejemplo, intentad comprarlos todos juntos para intentar que los asientos estén juntos. De lo contrario, podríais ir uno en cada punto del avión o incluso crear confusión sobre la hora o el día del vuelo. Como uno de nuestros principales consejos de viaje es que este trámite mejor que lo haga una sola persona para evitar problemas.

  • RESERVA DEL HOTEL CON TIEMPO

Sobre los hoteles, tenéis más flexibilidad, ya que no hace falta reservar todo a la vez para aseguraros una habitación. Sí hacerlo con tiempo, porque puede que si tardáis unos más que otros os tengáis que alojar en hoteles diferentes. ¿Por qué elegir hoteles para vuestro viaje en grupo? Las ventajas de hospedarse en un hotel os va a permitir descansar mejor a todos los integrantes del grupo, así que es sin duda, nuestra opción perfecta para este tipo de viajes.

En Vincci Hoteles podéis reservar hoteles en Bilbao, como el hotel Vincci Consulado de Bilbao si os animáis a descubrir en grupo las curiosidades de Bilbao y de sus calles. Si habéis decidido descubrir las fiestas del Pilar de Zaragoza, os esperamos en nuestro céntrico hotel Vincci Zaragoza Zentro.

Otra opción es que decidáis viajar al extranjero. Nuestra red de hoteles se acerca a nuestros países vecinos, con hoteles en Portugal y hoteles en Túnez. En ellos, podréis terminar de organizar un viaje en grupo reservando vuestras habitaciones para descubrir estos países con tanto encanto.

Vincci Consulado de Bilbao
Vincci Consulado de Bilbao
Hall Vincci Zaragoza Zentro
Hall Vincci Zaragoza Zentro
  • ORGANIZACIÓN DE MALETAS

Una maleta es fácil de manejar. Dos, también. Más de diez, quizá no. Por eso, a la hora de hacer la maleta, ten en mente que no va a ser la única del grupo. Intenta que no sea muy grande, pero que sea de un tamaño que te permita meter todo lo que necesitas.

Los consejos sobre cómo hacer una maleta de mano pueden serte muy útiles también en un viaje en grupo: mete lo necesario, lleva los zapatos justos, ponte lo más voluminoso para dejar espacio en la maleta y no te olvides de los documentos necesarios.

Maleta para viajar en grupo
Maleta para viajar en grupo, vía www.freepik.es

Si viajáis en coche, agradecerás haber elegido una maleta pequeña, porque algunos maleteros no tienen la capacidad suficiente para meter las maletas de los cinco pasajeros del vehículo. Piensa en los demás, y acertarás.

¿Quieres que te demos un consejo tecnológico para hacer tu maleta? Descárgate la aplicación PackPoint, disponible para iOS y Android. Esta app te ayuda a hacer tu maleta dependiendo del destino al que vayas. Por ejemplo, imagina que vas a Túnez en verano; tendrás que meter las fechas concretas de tu viaje y marcar las actividades que vais a hacer en el viaje. Con ello, la aplicación te hará una lista de cosas imprescindibles para meter en tu maleta y podrás compartir esta lista con el resto del grupo.

  • PLANIFICACIÓN DEL VIAJE

Ahora que el viaje está pensado, los hoteles reservados y los billetes comprados en el caso de viajar sin vuestro coche, es el momento de planificar el viaje. Tenéis que priorizar los planes en función de la opinión de la mayoría y hacer una lista de sitios imprescindibles que visitar en la escapada.

Para una organización más sencilla y más fácil, podéis utilizar la app TripIt, que os permitirá crear rutas de forma automática con los lugares que habéis elegido en un destino para ver. Esta aplicación móvil creará un itinerario con la ruta más sencilla de todas las posibles para que exprimáis vuestro viaje al máximo.

Grupo de amigos organizando viaje
Grupo de amigos organizando viaje, vía www.freepik.es

Por ejemplo, si vais a viajar a Portugal, podéis investigar qué hacer en Oporto en tres días y descubrir el resto del país durante lo que quede de viaje, visitando Lisboa y algunos pueblos de alrededor de las dos ciudades principales. Un plan si habéis optado por las islas Canarias en vuestro viaje en grupo es que hagáis la ruta del vino de Tenerife, una opción estupenda para viajes en grupo.

Si viajáis con niños, la cosa cambia ligeramente, porque no todos los pequeños de la casa van a aguantar muy bien un viaje lleno de planes y actividades. Solo lo harán si organizáis algo también para ellos, como por ejemplo, ir a ver alguno de los musicales para niños en Madrid o saber qué visitar en Santander con niños.

Viajar con niños implica, como decíamos, buscar diversión para los más pequeños de la casa. En esa situación, te recomendamos la app Yuggler, que busca lugares cerca de ti para que los niños disfruten como nunca. Si todo está organizado y planeado con antelación, no vais a encontrar problema cuando lleguéis a vuestro destino.

Agenda de planificación
Agenda de planificación, vía www.pexels.com

Organización, comunicación y orden podrían ser los tres pilares para saber cómo organizar un viaje en grupo y no morir en el intento. Viajar es un placer y hacerlo con amigos o familia lo convierte todavía en un mejor plan. Sea cual sea la opción y el destino que escojáis para organizar vuestro viaje en grupo, en Vincci Hoteles estaremos encantados de recibiros en nuestros hoteles e instalaciones. ¡Nos vemos pronto!

VIAJA. VIVE. VINCCI

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