Los eventos empresariales o corporativos suelen implicar un mayor trabajo y logística que otro tipo de eventos celebrados en diferentes espacios. Además de la celebración del evento como tal, la organización es más elaborada ya que requiere más atención para tener todo preparado con antelación.
Existe un protocolo de eventos empresariales que determina cómo va a ser la recepción, la forma de enviar las invitaciones e incluso el orden de las intervenciones. Por eso, hay que saber cómo prepararlo todo, tener el mando de las actividades y que la situación esté controlada en todo momento.
¿Qué es el protocolo de eventos empresariales?
Un protocolo de eventos empresariales es el conjunto de normas establecidas para saber cómo actuar dependiendo de la situación que se dé en el acontecimiento. Dependiendo de cómo sea el evento, hay unas normas u otras, pero en el caso de los corporativos, busca cuidar la imagen y los valores de la empresa de cara al exterior y a los propios empleados.
Es un elemento básico que conviene tener muy en cuenta si buscas el éxito absoluto del evento, que la gestión no sea complicada y que se mantenga en todo momento la calidad y la excelencia que caracteriza a la empresa. Ahora, con la situación derivada del coronavirus, la seguridad y prevención entran a formar parte del protocolo de eventos empresariales.
Por ejemplo, imagina que tu empresa está preparando algún tipo de evento en nuestros hoteles. Nuestro equipo Vincci Expert se encargará de que todo salga bien, de que no haya ningún imprevisto y de que se cumplen las medidas de prevención de nuestro programa Vincci CARE.
Fases del protocolo de eventos empresariales
Como podrás imaginar, un evento tiene una planificación previa, una planificación mientras se desarrolla el evento y una organización posterior para cerrar el acontecimiento. Por eso, el protocolo de eventos empresariales tiene distintas fases, cada una con elementos importantes que permitirán al planificador de eventos organizar todo lo necesario.
Protocolo empresarial en la fase previa al evento
Tras una charla previa con la empresa para conocer la idea que lleva en mente y los detalles que no pueden faltar en el evento, llega el momento de ponerse manos a la obra para hacerlo realidad. Así, habrá que establecer los primeros detalles, teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
-
-
- Lugar del evento. El lugar en el que se va a celebrar el evento es fundamental. No es lo mismo un evento interior, con más formalidad, que celebrar el acontecimiento en espacios para eventos al aire libre, donde la formalidad será menor.
- Hora del evento. Independientemente de la hora, es importante mantener la puntualidad en todo momento. Que un evento sea de mañana o de tarde marcará los elementos que se van a encontrar en el acontecimiento, como la comida o la bebida.
- Número de invitados. No es lo mismo celebrar un evento con pocas personas que con una gran cantidad de gente. En primer lugar, por la forma de hacer llegar la invitación. Si va a ser un evento con una veintena de personas o menos, se puede avisar por teléfono o por e-mail sin problema. En el momento en el que haya más aforo, la invitación será distinta y se tendrá que enviar por lo menos con 15 días de antelación a través de correo postal.
- Programa del evento. Antes de llegar al lugar del evento y empezar a organizarlo todo in situ, habrá que organizar el programa y el horario que se va a seguir durante todo el acontecimiento. Se tendrá que ajustar el tiempo disponible para que todo lo planeado pueda encontrar su hueco en la agenda del evento.
-
Protocolo empresarial durante el evento
Una vez ha comenzado el evento, también habrá que seguir ciertas normas y modos de actuación para mantener en todo momento las reglas establecidas de protocolo y montaje de eventos corporativos. Por ejemplo, la figura del anfitrión como principal del evento o la preparación del espacio gourmet.
-
-
- Bienvenida de los invitados. El protocolo de los eventos empresariales marca que debe ser el anfitrión quien de la bienvenida a los presentes. Generalmente el anfitrión es la persona responsable y que organiza el evento. En las empresas, suele ser el CEO o algún directivo de áreas concretas como la comercial o de comunicación. Como norma establecida, se pide una antelación de media hora a los invitados para que se pueda llevar a cabo esta recepción.
- Entrega de documentos. Como ocurre en las bodas, cada evento necesita una guía para los presentes. No importa si se trata de eventos en streaming o incluso en la organización de eventos online, los presentes deben tener el programa, la acreditación si fuera necesaria o cualquier otro documento explicativo del acontecimiento.
- Comida y bebida. Con un catering especializado en comidas para eventos de este tipo, la zona gourmet también debe estar atendida en todo momento. Si únicamente se va a poner un rincón en el lugar para que sean los invitados los que se acerquen a coger alguna tapa o plato, no habrá problema. Sin embargo, si se va a llevar a cabo un pequeño banquete con los invitados, el protocolo en la mesa marcará la forma de servir y la distribución de las mesas, con el anfitrión como principal figura en la mesa.
-
Protocolo empresarial después del evento
Una vez el evento ha llegado a su fin, no basta con despedir a los invitados y cerrar el acontecimiento. Hay que seguir ciertos pasos para que las personas que hayan estado presentes puedan recordar el evento con una sonrisa y alcanzar el objetivo de negocio previsto. La despedida física en el lugar donde se ha celebrado, tendrá que llegar acompañada de una serie de actividades posteriores.
-
-
- Nota de agradecimiento. Al ser un evento empresarial, lo ideal es que el anfitrión mande una nota a los invitados agradeciendo su presencia y animándoles a estar presentes en los futuros acontecimientos de la compañía.
- Fotos del evento. Para crear un recuerdo memorable y que se pueda recuperar cada cierto tiempo, es interesante que los invitados tengan acceso a los contenidos multimedia tomados durante el evento. No únicamente servirá para que los invitados puedan volver a disfrutar del acontecimiento, también se pueden utilizar para una difusión posterior del evento y crear una imagen de marca empresarial más potente.
- Resultados del evento. Con la calma tras la tormenta y el evento clausurado, llega el momento de recoger los resultados. En este caso, anfitrión, organizador y principales implicados, deben poner en común sus impresiones y llegar a saber en qué han acertado y qué han hecho mal durante el evento.
-
Con esto presente, seas planificador de eventos, jefe de equipo o CEO de tu empresa, sabrás qué hacer cuando tengas que preparar un evento corporativo. En Vincci Hoteles ponemos a vuestra disposición todos nuestros hoteles abiertos para hacer realidad sus sueños y lograr crear un evento perfecto.
Contacta con nosotros a través de los distintos medios que ponemos a tu disposición para celebrar este tipo de eventos empresariales en nuestros hoteles con las medidas de prevención ante el COVID-19 necesarias para que todo salga perfecto.
