La rentabilidad que aportan los eventos online frente a los presenciales los ha posicionado, en muchos casos, en primer lugar respecto a los tradicionales eventos corporativos o de ocio. No implica que estos últimos vayan a desaparecer. En absoluto. De hecho, son totalmente complementarios y se recomienda que así sea para una mayor presencia de la marca en todos los canales a su alcance.
Lo que hay que tener en cuenta es que es igual de importante la función y el perfil de un organizador de eventos en este tipo de acontecimientos online respecto a los tradicionales. Saber cómo organizarlos puede llevarte al éxito comunicativo de tu empresa o marca, así que toma nota, porque hoy os damos algunos consejos sobre la gestión de eventos online.
Cómo hacer eventos virtuales exitosos
Antes de adentrarte en el terreno de la organización del evento como tal, es importante asentar unas bases previas. Al fin y al cabo, los eventos online tienen la misma estructura que un evento físico y tradicional.
Sin embargo, tiene un elemento con el que no cuentan todos los eventos que se organizan al cabo del año: el protagonismo de Internet como factor fundamental del acontecimiento. Sin Internet, las redes sociales y el mundo cibernético, no existirían estos eventos online, por lo que es importante tenerlo en cuenta.
Para que tu acontecimiento se posicione dentro de esos eventos virtuales exitosos de los que luego hable todo el mundo, debes tener un control absoluto del mundo online. De esta manera, te asegurarás de que esté presente en las conversaciones de redes sociales, se corra la voz y te veas en la obligación de volver a hacer un evento online pronto.
Construir y llevar a cabo un evento online es casi igual que organizar un evento tradicional, ya que vas a necesitar patrocinadores, ponentes o actividades programadas que vayan discurriendo para hacerlo más ameno. Para que te hagas una idea, si has planteado un evento en uno de nuestros hoteles, tendrás que añadir la planificación online a tu agenda para que el acto sea redondo.
Apunta los siguientes tips y consejos para lograr organizar eventos online y que sean un auténtico éxito.
Consejos para organizar eventos online
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- Utiliza streming en eventos. Tener un buen proveedor de streaming o retransmisión en directo es lo primero que debes asegurar para tu evento online. Sin esta herramienta no vas a poder llevar a cabo ninguno de tus planes porque nadie podrá disfrutarlo desde sus dispositivos electrónicos. Cerciórate de tener una buena red que permita llevar a cabo un directo del evento y retransmitirlo a miles de personas. De la misma manera, necesitarás tener los medios suficientes para ello: un dispositivo con cámara y una buena estructura de audio para evitar problemas en la retransmisión.
- Crea una web. Antes de realizar el evento será preciso llevar a cabo la promoción necesaria para que la gente se entere de todos los detalles. Nuestro consejo es que crees una web, un lugar donde alojar toda la información práctica del acontecimiento y que pueda mandarse de forma sencilla entre los interesados. Una web con una estética cuidada y un mensaje claro es tu mejor opción.
- Emplea las redes sociales. Junto a la creación de un sitio online para el evento, un perfil en redes sociales puede ser una gran oportunidad de comunicación. Lo digital siempre funciona, así que compartir las novedades y avances del evento en redes sociales ayudará a que el evento sea un éxito y se produzca un mayor engagement de la comunidad.
- Sé fuente de información constante. Utiliza estos medios previos al evento para comunicarte con tus potenciales usuarios e informar de las novedades constantemente. Por ejemplo, imagina que estás organizando un evento alrededor de un festival en Málaga y que se van a retransmitir determinados conciertos. Debes dejar claro qué artistas estarán presentes, cuándo actuarán, cuánto durará el evento…
- Haz un evento ameno y divertido. No aburras a la gente que ha entrado al streaming o directo del evento. Solo conseguirás que cierren la ventana y pierdas potenciales clientes o usuarios de tu empresa y marca. Asegúrate de es ameno, que los ponentes o actividades generan el interés suficiente para que los usuarios permanezcan conectados. El contenido de calidad será el factor diferencial que hará que tu evento virtual sea un éxito o no. Por eso, invierte antes en una buena organización del contenido y de la información ofrecida.
- Cuenta con buenos ponentes. Ligado al consejo anterior, es importante que los comunicadores elegidos para ser la cara del evento sepan comunicar bien. Si los ponentes saben reflejar la identidad de la marca, tendrás en tu bolsillo a gran parte de las personas detrás de las visualizaciones del streaming.
- Mantén el feedback con tus seguidores. No dejes que el evento se acabe cuando finalice el directo online. Muchos de los usuarios se quedan con ganas de más, les surgen dudas sobre el evento en sí o simplemente quieren dedicar unas palabras a los organizadores o ponentes. Permite esta comunicación post eventual y recibe las palabras de los usuarios que han permanecido activados y conectados online.
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Como todo, lo complicado de organizar un evento online es comenzar. Una vez hayas hecho uno, los demás serán como coser y cantar. Eso sí, es importante ser constante y mantener la misma energía desde el planteamiento de la actividad hasta el final. Ahí radica en muchas ocasiones el papel tan importante de los organizadores de eventos y los espacios elegidos para ello.
Si en algún momento necesitas nuestras instalaciones, en nuestro servicio Vincci Expert Meetings & Events encontrarás el aliado perfecto para que todo salga redondo. De principio a fin para asegurar que tu acontecimiento será recordado por los presentes y aquellos que vean tu evento online desde su casa o cualquier punto del mundo.
