Importancia de las redes sociales en eventos: cómo patrocinar tu evento en RRSS

redes sociales para eventos

En Vincci Expert ya hemos hablado en otras ocasiones de los eventos online e incluso de los eventos en streaming y el cambio de tendencia de los últimos años hacia este tipo de actividades. Ahora, tras la crisis del Covid-19, más todavía.

Sin embargo, hay una herramienta fundamental a la hora de preparar un evento: las redes sociales. Contar con redes sociales en los eventos como forma de patrocinarlo puede ser la clave del éxito y servirte de gran ayuda. Pero… ¿Cómo hacerlo? ¿Cuáles son las ventajas de estas plataformas?

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Redes sociales en dispositivos, vía www.appeventos.org

Por qué promocionar un evento en redes sociales

Estamos en la era de la tecnología, eso no podemos negarlo, y como gran aliado de esta época llegan las redes sociales. Seguro que tienes cuenta en Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Vimeo, Pinterest… Las alternativas son muchas y por eso, cada vez más, las empresas optan por utilizarlas para explotar al máximo sus actividades más sociales.

El motivo es que ya no son únicamente una herramienta de uso personal, si no que han tomado su propio protagonismo en el ámbito profesional en general y en los eventos como medio de promoción, en particular. De hecho, son unas de las herramientas de marketing con mayor fuerza desde hace años y se han convertido en el medio favorito de muchos usuarios para informarse de distintos aspectos de la vida. Entre ellos, las noticias y los eventos.

El objetivo principal de utilizar las redes sociales en eventos es viralizar la actividad hasta tal punto de que alguien que no esté presente físicamente en el lugar, pueda disfrutarlo igual. De ahí la importancia de una buena comunicación y de saber qué estrategias seguir.

Cómo utilizar las RRSS en eventos

Antes de ponerte manos a la obra con todas las cuentas empresariales de cara al evento, es importante una cosa: no todas las redes sociales sirven. No hay una regla escrita que marque que Instagram sirve para esto, Facebook para aquello y Twitter para lo de más allá. Sin embargo, la experiencia de años en las RRSS, nos han llevado a saber que los usuarios de Facebook no consumen la misma información que los usuarios de Instagram. Por ello, debes saber bien qué estrategia seguir en cada una de las RRSS disponibles a tu alcance.

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Organización de evento con redes sociales, vía www.mifotomaton.es

Además de ello, puedes aprovechar las herramientas de publicidad en las redes sociales para los eventos. Una vez tengas claros cuáles van a ser los pasos a seguir en cada cuenta, puedes aprovecharte del alcance ofrecido por los llamados Social Ads.

Así mismo, conviene dar rienda suelta a la creatividad. No te centres en subir fotos descuidadas, sin un contexto, sin una línea que de sentido al conjunto en general. Pierde tiempo previamente en crear una estrategia, un diseño o una creatividad que de más sentido al evento, e incluso a tu propia marca. Así conseguirás más alcance y que la gente se pare un minuto a mirar tu publicación y no deslice el dedo hacia abajo con desinterés.

Fases de un evento en redes sociales

Como ocurre con el papel de un planificador de eventos, las redes sociales van a estar presentes antes, durante y después de tu evento. Antes vas a poder darle visibilidad a la causa, mientras dura el evento serán una ventana al mundo y posteriormente se convertirán en una carpeta de resultados y de imágenes de recordatorio para los asistentes e interesados.

      • Redes sociales antes de un evento

Tienes que dar a conocer tu evento, el día de la celebración, el lugar, la forma en la que se va a celebrar, los invitados, las ponencias… En fin, todo lo relevante para los interesados en el acto. Sin dejar a un lado la publicidad offline y convencional, las redes sociales te van a ayudar a darle un sentido superior a tu evento.

    • Crea un hashtag. Vas a poder utilizarlo en todas las redes sociales, independientemente de su enfoque. Con esto, estarás llamando a una comunidad que va a tener la oportunidad de seguir el evento, además de por su nombre, por el hashtag en las RRSS, creando un sentimiento de unidad, de participación.
    • Haz sorteos para aumentar tu alcance. Puedes sortear una entrada al evento, si es de pago, o un producto de merchandising si durante la celebración se van a poner a la venta. Lo importante es generar ruido entre la comunidad online y llegar a más gente para que el día del evento, todo esté en marcha.
    • Juega con tus seguidores. Al tiempo que anuncies el evento, y hasta la fecha de celebración del mismo, puedes ir generando interés con distintas actividades más allá de los sorteos: juegos, creatividades, adelantos de lo que se encontrarán en el acto… De nuevo, dale rienda a tu imaginación y deja que tu cuenta se convierta en un tráiler de lo que será el evento.
      • Redes sociales en los eventos durante la celebración

No encierres el evento a unas cuatro paredes. Deja que tu móvil sea una cámara en directo para tus seguidores. Obviamente no hace falta que retransmitas todo el evento. Con ir subiendo pequeños fragmentos de cómo va el día, de los highlights del evento o saludos de algún ponente o invitado, será suficiente.

La cosa es moverte. No quedarte quieto tras haber estado utilizando las redes sociales previamente para dar a conocer el acto. Aprovecha la celebración para que, aquellos que no puedan asistir, por diferentes motivos, tengan la oportunidad de sentirse presentes.

      • Redes sociales cuanto finalizan los eventos

Cuando el evento llega a su fin, es el momento de recopilar, de dar los pasos finales del proceso de montaje y protocolo en eventos empresariales. No dejes colgando en el aire el acto y abandones tus redes sociales sin una sola mención posterior. ¡Al revés!

Utiliza estas plataformas para hacer encuestas de opinión sobre lo bien que se lo pasaron, lo que aprendieron durante la celebración si era con un contenido más educativo o incluso qué mejorarían para la siguiente edición. Otra alternativa, es subir un vídeo resumen del evento a los pocos días cuando hayáis podido reunir todo el material trabajado durante la celebración del mismo. Esto va a hacer que los usuarios puedan revivir ese instante siempre que quieran. ¡Les encantará!

Persona grabando en un evento
Persona grabando en un evento, vía www.pixnio.com

Como ves, las redes sociales han dejado de ser una herramienta de uso y entretenimiento personal. Las empresas deben sacar partido siempre que puedan de ellas, y tener en mente las redes sociales en los eventos, sin importar la tipología de estos, para marcar la diferencia.

Dentro de nuestra división Vincci Expert  ya tenemos presentes las reuniones virtuales sin límites utilizando toda la tecnología a nuestra mano: los Vincci Smart Virtual Meetings, unas reuniones virtuales para las que ponemos a disposición todos nuestros hoteles. ¿Por qué no darle un sentido mayor con el uso de las redes sociales? ¡Te esperamos!

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