Consejos para organizar un congreso online

congreso virtual

Con la situación que hemos vivido en los últimos dos años, celebrar congresos que involucren a un gran número de personas en un mismo lugar (especialmente si es un lugar cerrado) se ha convertido en una actividad complicada. Por eso ha resurgido la idea del congreso online.

Seguir todos los protocolos de cuidado y bienestar supone un coste y esfuerzo adicionales por parte de empresas y organizadores.

Sin embargo, seguimos necesitando estar en contacto con otras personas y los eventos siguen teniendo que realizarse en todo el mundo.

Es por esto por lo que organizar eventos online se ha convertido en la solución de muchas empresas y compañías para celebrar sus reuniones y mantener el espíritu de equipo intacto.

llamada virtual
Congreso Online vía www.freepik.es.

¿Qué es un congreso online?

Un congreso online es un encuentro de uno o varios días que reúne a un gran número de personas. Estas deben compartir un tema, profesión o actividad y que se celebra en un entorno virtual. Es decir, los asistentes al evento se conectan a través de internet a una plataforma digital y participan en las actividades, charlas y seminarios desde cualquier punto que tenga acceso a la red.

Los congresos online tienden a ser eventos en streaming pero también se puede optar por hacerlos en diferido.

Ventajas de un congreso online

Aunque aún hay personas que son escépticas ante la eficiencia de los eventos online, no se puede poner en duda que organizar este tipo de eventos digitales tiene muchas ventajas frente a la organización presencial.

  1. Más ponentes e invitados: Al no haber límite de capacidad en el espacio virtual, es posible invitar a muchos más participantes. Con las restricciones actuales, no es rentable que todas las personas que suelen participar en los congresos puedan acceder al mismo tiempo a un mismo lugar. Organizar el congreso online, permite que todo el que quiera pueda tener acceso a este.
  2. Ponentes de cualquier parte del mundo: Otra de las principales ventajas de organizar congresos online es que tanto los ponentes como los participantes no tienen que desplazarse para asistir, ya que pueden hacerlo desde la comodidad de sus casas u oficinas. Esta es una ventaja muy apreciada por empresas de ámbito internacional y grandes multinacionales para celebrar congresos empresariales.
  3. Grabación para posteridad: organizar congresos online tiene una ventaja muy importante sobre los eventos presenciales: se pueden grabar con extrema facilidad para poder compartirlos más adelante con otras personas que no pudieron participar o para revisarlos en el futuro. Un congreso presencial se puede grabar, claro. Pero dependerá de un equipo de grabación profesional, un montaje posterior y, por lo tanto, será sesgado, además de suponer un coste adicional.
  4. Transmisión en diferentes idiomas: Muchas plataformas desde las que se organizar los congresos digitales tienen opciones para traducir de forma automática a otros idiomas empleando subtítulos, lo cual es muy útil para aquellos participantes que hablen otros idiomas y facilita también el acceso a personas con, por ejemplo, dificultades auditivas.
  5. Reducción de costes: Cuando organizas un congreso presencial es necesario encontrar un lugar con las instalaciones necesarias para celebrarlo, en el que quepan todas las personas que esperas que acudan. También hay que contratar personal que lo mantenga en perfectas condiciones y que se encargue de la seguridad. Y a todo esto, hay que añadir las comodidades, como el catering, los refrigerios, las bolsas de regalo y tantos otros detalles. Todo esto, en muchas ocasiones, supone tener que conseguir patrocinadores para el evento. Al organizar un congreso online, la mayoría de estos gastos desaparecen o se reducen considerablemente, puesto que cada persona puede atender desde la comodidad de su casa.

9 consejos para organizar congresos online

Ahora que ya sabes todas las ventajas que tiene organizar congresos online, vamos a darte todas las claves que necesitas para que los que organices tú sean todo un éxito.

Ten claros tus objetivos

Lo primero que debes hacer es tener muy claro el objetivo de tu congreso online. ¿Qué quieres conseguir con él? Puede tratarse de un congreso cerrado para tu propia empresa o compañía, para ofrecer formaciones y novedades de interés a tus empleados. O también puede ser un congreso abierto a cualquier persona interesada en un tema o que forme parte de un mismo sector profesional.

En cualquier caso, plantearte una serie de objetivos te ayudará a planificar el congreso online y a evaluar su éxito posteriormente.

Busca ponentes especializados

En todo congreso, ya sea online o presencial, es de vital importancia la participación de ponentes relevantes. En el caso de organizar un congreso online es probable que tengas más facilidades para encontrar ponentes disponibles. Puedes contactar con personas del ámbito internacional y no tendrán que desplazarse para asistir.

Intenta siempre que los ponentes sean expertos pero variados para evitar que tus asistentes sientan que las charlas son repetitivas.

Promociona el congreso

Si quieres organizar un congreso online abierto para cientos de personas, tendrás que promocionarlo para que tus asistentes potenciales conozcan su existencia. Para ello puedes hacer uso de email, estrategias de marketing con microinfluencers y otros eventos en redes sociales. Crea contenido interesante acerca de tu congreso: videos, infografías, artículos de blog, listas de ponencias… Y deja claro en qué consiste.

Si tu congreso online es sólo para tu empresa o un círculo cerrado, es importante que emplees los medios habituales de la compañía para informar acerca de las novedades. De esa forma, todos los asistentes estarán alerta del evento.

Organiza congresos online con Vincci Smart Virtual Meetings

No olvides contar con las herramientas más apropiadas para organizar congresos online.

Para garantizar que puedas seguir celebrando congresos online inolvidables, en Vincci hemos desarrollado Vincci Smart Virtual Meetings, una plataforma con la que podrás celebrar eventos digitales variados con la máxima comodidad.

Virtual Smart Meetings, Vincci Hoteles

Vincci Smart Virtual Meetings dispone de tres opciones entre las que elegir, dependiendo de tus necesidades:

  • Vincci Meeting&Go, el módulo pensado para grupos muy reducidos es perfecto para realizar reuniones del equipo organizador que te permitirán planificar tu congreso sin preocupaciones.
  • Smart Meeting es el modelo intermedio con el que puedes organizar congresos online. Puede acceder un número ilimitado de participantes sin renunciar a la calidad del streaming, por lo que las ponencias se percibirán con la máxima fluidez.
  • Por último, Smart PRO es el módulo indicado para organizar congresos grandes a los que se les quiere añadir un extra de interés tecnológico. No solo puedes invitar a un número ilimitado de personas, sino que además el congreso será compatible con dispositivos de VR (realidad virtual) y hologramas.

Comprueba las disponibilidades

Con la ventaja de que no es necesario trasladarse de un lugar a otro, se te puede olvidar un factor muy relevante: comprobar las fechas de disponibilidad.

Aunque organizar un congreso online permite cambiar fechas con mayor facilidad en caso de que surgiera algún problema, no conviene depender de que todo el mundo esté disponible siempre. Congreso en remoto no es sinónimo de disponibilidad completa y cambiar de fechas en varias ocasiones da mala imagen y causa frustración.

Comprueba tu conexión a internet

Lo más importante que debes hacer cuando organizas un congreso online es asegurarte de que la conexión a Internet funciona a la perfección. Recuerda que, si falla internet, falla todo.

Verifica todo con anterioridad

Ni que decir tiene que todo buen organizador de congresos online se asegura de que todo está en orden las veces que sea necesario. Internet, confirmación de asistencia de participantes, funcionamiento de todos los dispositivos (web cams, micros, altavoces, etc.), que los enlaces de acceso, en caso de haberlos, sean correctos y no den error…

Tanto en un congreso presencial como en un congreso online, todo debe estar verificado.

Plan B y equipo de profesionales

A pesar de todas tus preocupaciones y todas las comprobaciones que hagas, ten presente que algunas cosas pueden salir mal. Ponte en el peor de los casos y prepara planes de contingencia.

Si tu congreso online es muy ambicioso, tendrás que contar con un buen equipo de profesionales. Estos te podrán ayudar tanto a organizarlo como durante el propio evento. La comunicación y la capacidad para resolver posibles problemas técnicos rápidamente serán tus mejores aliados y eso solo se consigue con previsión y profesionales competentes.

Genera interacciones para que tus usuarios estén atentos

Asistir a un congreso online a veces puede ser un reto para los espectadores. Si quieres garantizar la atención de los participantes, asegúrate de que el congreso online incluye dinámicas de participación.

Puedes seguir alguna de nuestras ideas para reuniones virtuales divertidas o simplemente organizar las ponencias con estructuras variadas, fomentando las preguntas y respuestas inmediatas, para que los asistentes no sientan la tentación de perderse en Internet.

Estos son los 9 consejos para organizar congresos online que te damos desde Vincci Expert. Si a pesar de todo lo que te hemos contado, sigues pensando que los congresos presenciales son mucho más interesantes, en Vincci hemos puesto en marcha el protocolo de seguridad Vincci Care para garantizar congresos con todas las medidas de cuidado y bienestar en todos nuestros espacios y hoteles para reuniones de trabajo.

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